Trame de charte d’usage de l’IA

Avant de rédiger

Une charte efficace tient sur deux à quatre pages. Elle part des usages réels de vos équipes (faites-en d’abord l’inventaire, sans jugement) et des données que vous manipulez.

Le règlement européen sur l’IA impose depuis février 2025 aux organisations qui utilisent des systèmes d’IA de veiller à un niveau suffisant de maîtrise de l’IA chez leur personnel. Une charte accompagnée d’une sensibilisation y contribue.

1. Objet et champ d’application

• Pourquoi cette charte : permettre l’usage de l’IA en protégeant les données de l’entreprise et de ses clients.
• Qui est concerné : salariés, stagiaires, prestataires travaillant pour l’entreprise.
• Quels outils : assistants conversationnels, IA intégrée à la bureautique, outils de traduction, de transcription, de génération d’images.

2. Les outils autorisés

• Une liste nominative des outils approuvés, avec le type de compte à utiliser (compte professionnel fourni par l’entreprise).
• L’interdiction d’utiliser un compte personnel pour un usage professionnel.
• La procédure pour demander l’ajout d’un nouvel outil.

3. Les données : ce qui peut aller où

Le cœur de la charte. Classez vos données en quatre ou cinq niveaux et indiquez, pour chacun, les outils autorisés :

• Informations publiques : tous les outils approuvés.
• Documents internes non sensibles : outils approuvés avec compte professionnel.
• Données clients identifiantes : uniquement après anonymisation, ou dans un outil offrant des garanties écrites (pas de réutilisation pour l’entraînement, localisation des données).
• Données couvertes par un secret (professionnel, des affaires) et données de santé ou RH : interdites, sauf solution privée validée.

4. Vérification humaine

• Toute production de l’IA est relue et vérifiée avant usage : l’IA peut inventer des faits, des références ou des chiffres.
• Les décisions concernant des personnes (recrutement, évaluation, crédit…) ne sont jamais prises par l’IA seule.
• Le collaborateur reste responsable du contenu qu’il diffuse.

5. Transparence

• Quand indiquer qu’un contenu a été produit avec l’aide de l’IA (vis-à-vis des clients, dans les livrables).
• Ce que l’on répond à un client qui demande comment ses données sont protégées.

6. Propriété intellectuelle

• Ne pas soumettre à l’IA des contenus dont l’entreprise ne détient pas les droits.
• Vérifier que les contenus générés ne reproduisent pas une œuvre protégée avant de les publier.

7. Sécurité

• Ne jamais saisir de mot de passe, de clé d’accès ou de coordonnées bancaires dans un outil d’IA.
• Se méfier des extensions et applications d’IA non approuvées.
• Signaler immédiatement toute erreur de manipulation (données envoyées par erreur) au référent.

8. Rôles

• Un référent IA identifié : il tient la liste des outils, répond aux questions, reçoit les signalements.
• La direction valide la charte et ses évolutions.

9. Révision

• Une revue au moins annuelle, et à chaque nouvel outil important.
• Une date de version et un historique des modifications.

Faire vivre la charte

Une charte signée puis oubliée ne protège pas. Présentez-la en réunion d’équipe, avec des exemples concrets tirés de votre métier, rappelez la liste des outils autorisés là où les équipes travaillent, et recueillez les besoins : ils indiquent souvent où une solution approuvée manque.